Modulare Büroeinheiten: Die Zukunft des flexiblen Arbeitens

Flexibles Arbeiten ist viel mehr als nur ein Flex-Schreibtisch

Vor ein paar Jahren bedeutete flexibles Arbeiten vor allem, dass niemand mehr einen eigenen Schreibtisch hatte. Laptop unter dem Arm, einen freien Platz suchen und loslegen. Inzwischen sieht das etwas differenzierter aus.

Nehmen wir einen ganz normalen Arbeitstag. Du beginnst mit einer kurzen Teambesprechung. Danach möchtest du eine Stunde lang konzentriert an einem Vorschlag arbeiten. Anschließend hast du einen Teams-Anruf und am Nachmittag besprichst du etwas Vertrauliches mit einem Kollegen.

Für all diese Momente braucht man eigentlich etwas anderes. Ein offener Arbeitsplatz ist gut für den Kontakt. Für ein Kundengespräch braucht man dagegen Ruhe. Und für ein Brainstorming braucht man Platz, um gemeinsam zu arbeiten.

Die Frage ist also nicht nur, wie viele Arbeitsplätze man benötigt. Interessanter ist vielmehr, welche Arten von Arbeitsplätzen fehlen.

Geh doch mal am Dienstagnachmittag durch dein eigenes Büro

Man muss wirklich keine komplizierte Untersuchung durchführen lassen, um erste Probleme aufzudecken. Gehen Sie doch einmal an einem Tag herum, an dem fast alle anwesend sind.

Wahrscheinlich kennst du einige davon:

• Jemand führt an seinem Schreibtisch einen Videoanruf durch;
• Zwei Kollegen belegen einen Besprechungsraum für zwölf Personen;
• Jemand flüchtet sich mit einem Laptop in die Kantine, um sich auszuruhen;
• Ein Telefongespräch lässt sich drei Schreibtische weiter problemlos mitverfolgen;
• Der kleinste Besprechungsraum ist den ganzen Tag über voll;
• Ein Projektteam wechselt ständig den Standort;
• Vertrauliche Gespräche finden dort statt, wo das eigentlich nicht sinnvoll ist;
• Einige große Räume stehen inzwischen auffallend oft leer;
• Mitarbeiter reservieren Räume für einen längeren Zeitraum, als sie diese tatsächlich nutzen;
• An ruhigen Tagen scheint gerade überhaupt nichts los zu sein.

Dann hast du vielleicht gar keinen Mangel an Quadratmetern. Es könnte genauso gut ein Verteilungsproblem sein.

Praxisbeispiel: Der Besprechungsraum, in dem fast nie zwölf Personen sitzen

Angenommen, du hast einen schönen Besprechungsraum für zwölf Personen. Theoretisch ist das sehr praktisch. In der Praxis sitzen dort meist nur zwei oder drei Personen.

Währenddessen läuft ein Kollege mit seinem Laptop unter dem Arm durch das Büro. Er sucht einen ruhigen Ort für ein Online-Kundengespräch. Der kleine Besprechungsraum ist schon wieder belegt.

Mehr Platz zu schaffen, ist dann nicht automatisch der erste Schritt. Vielleicht ist eine andere Aufteilung sinnvoller. Mit beispielsweise einer kleineren Besprechungskabine lassen sich kurze Besprechungen und Online-Gespräche abhalten. Der große Saal bleibt verfügbar, wenn man ihn tatsächlich benötigt.

Offene Arbeitsbereiche dürfen einfach offen bleiben

Offene Büros haben natürlich nicht umsonst so stark an Bedeutung gewonnen. Es ist ganz einfach, einen Kollegen kurz etwas zu fragen. Neue Mitarbeiter lernen das Team schneller kennen, und spontane Absprachen entstehen ganz von selbst.

Allerdings verfügt ein solcher offener Raum auch über einen Lautstärkeregler, der manchmal verloren zu sein scheint.

Hier ein lebhaftes Teams-Meeting, dort ein Verkaufsgespräch und dazwischen jemand, der versucht, konzentriert einen Kostenvoranschlag fertigzustellen. Das führt zu Reibereien.

Die Lösung muss nicht unbedingt darin bestehen, das gesamte Büro wieder mit festen Büroräumen auszustatten. Es geht vielmehr um Ausgewogenheit. Mit geeigneten akustischen Lösungen für Büroräume lassen sich ruhige Bereiche schaffen, ohne den offenen Charakter vollständig zu verlieren.

Eine Pause einlegen, ohne die Stimmung zu trüben

Nehmen wir als Beispiel eine Beratungsfirma, in der die Mitarbeiter gerne gemeinsam in einem offenen Raum arbeiten. Sie tauschen sich häufig aus, schauen spontan bei einander vorbei, und die Atmosphäre ist ungezwungen.

Das funktioniert prima, bis vier Berater gleichzeitig einen Kunden anrufen.

Eine Reihe fester Büros zu bauen, erscheint da doch ziemlich drastisch. Außerdem nimmt man genau diesen offenen Charakter weg, den eigentlich alle so schätzen .

Ein paar gut platzierte modulare Büroeinheiten können dann eine viel sinnvollere Ergänzung sein. Telefonate und vertrauliche Besprechungen erhalten einen eigenen Bereich. Außerhalb der Einheiten bleibt das Büro weiterhin belebt.

Von einem kurzen Telefonat bis hin zu einem gemeinsamen Arbeitsnachmittag

Das Schöne an modularen Büroeinheiten ist gerade, dass nicht jeder Raum denselben Zweck erfüllen muss.

Beispiele hierfür sind:

• ein kompakter Raum für Telefongespräche;
• ein ruhiger Ort, an dem man eine Stunde lang konzentriert arbeiten kann;
• ein Raum für Einzelgespräche;
• ein kleiner Besprechungsraum für zwei bis vier Personen;
• ein Raum für hybride Beratungen;
• ein Projektraum, in dem ein Team einen Nachmittag lang zusammenarbeiten kann;
• ein größerer, abgetrennter Arbeitsbereich für eine Abteilung;
• ein Ort für Vorstellungs- und Beurteilungsgespräche;
• ein temporärer Projektraum innerhalb einer bestehenden Etage.

Auf diese Weise weist man verschiedenen Tätigkeiten einen geeigneten Platz zu. Schließlich muss nicht jeder Quadratmeter alles gleichzeitig leisten können.

Modular bedeutet nicht, dass man jeden Monat umstellen muss

Das ist ein großes Missverständnis. Beim modularen Arbeiten denkt man vielleicht an Büroeinheiten, die ständig den Standort wechseln. So, als würde man am Freitagnachmittag spontan beschließen, die halbe Etage neu zu gestalten.

Das ist nicht der Sinn der Sache.

Ein Gerät kann problemlos jahrelang genau an derselben Stelle stehen bleiben. Wenn der Platz gut genutzt wird, lässt man es einfach stehen.

Den Wert der Modularität merkt man vor allem dann, wenn sich doch etwas ändert. Ein Team wird größer. Zwei Abteilungen beginnen zusammenzuarbeiten. Ein Besprechungsraum wird zum Projektraum. Dann kann man sich die bestehende Konfiguration ansehen und diese, wo möglich, neu anpassen. Das BOW-System ist genau auf dieser Grundlage aufgebaut.

Praxisbeispiel: Plötzlich sind aus fünf Marketingfachleuten neun geworden

Ein Marketingteam fühlt sich mit fünf Mitarbeitern wohl. Sie arbeiten teilweise im Großraumbüro und nutzen gelegentlich einen kleinen Raum für Kundengespräche.

Ein Jahr später besteht das Team aus neun Personen. Gleichzeitig werden viel mehr Videokonferenzen abgehalten. Was zunächst gut funktionierte, beginnt nun zu knirschen.

Man kann natürlich mit der gesamten Raumaufteilung von vorne beginnen. Aber vielleicht ist das gar nicht nötig. Ein bestehender Raum lässt sich möglicherweise anpassen. Oder zwei kleinere Arbeitsplätze passen mittlerweile besser zum täglichen Gebrauch.

Genau dann wird eine Neukonfiguration interessant: nicht, weil sie möglich ist, sondern weil die Organisation sie benötigt.

Praxisorientiert: Der Fokus liegt auf Programmierern

Bei APC entstand ein ganz konkreter Bedarf: Die Programmierer arbeiteten in einem Großraumbüro, suchten aber nach mehr Möglichkeiten, sich besser konzentrieren zu können.

Für dieses Projekt wurden neun BOW-Two-Einheiten aufgestellt. Laut Projektbeschreibung spielten unter anderem Modularität und Akustik eine wichtige Rolle bei der Auswahl.

Dieses Beispiel verdeutlicht sehr gut, wo eine modulare Lösung sinnvoll ist. Nicht, weil ein Büro per se möglichst viele abgeschlossene Räume benötigt, sondern weil bestimmte Tätigkeiten manchmal etwas erfordern, was der offene Arbeitsbereich nicht bietet.

Farbe darf ruhig ein bisschen Spaß machen

„Flexibel“ und „modular“ klingen schnell sehr technisch. Aber eine Büroeinheit muss keineswegs den Eindruck erwecken, als hätte jemand nachträglich eine gewöhnliche Kiste in die Einrichtung gestellt. Farbe kann hier viel bewirken.

Vielleicht möchtest du die Fokusbereiche mit einem warmen Sandton ruhig halten. Für einen Projektraum darf es ruhig etwas ausgefallener sein. Oder du greifst die Farben aus dem Corporate Design wieder auf.

Bei BOW können Sie den Rahmen in RAL-Farben gestalten. Für PET-Filzplatten stehen zudem mehr als 200 RAL-Farben zur Auswahl. Auch Muster, Drucke und andere Oberflächen können in das Design integriert werden.

Damit kannst du eine Büroeinheit an die vorhandene Einrichtung anpassen. Du kannst sie natürlich auch bewusst hervorheben.

Die Akustik ist angenehmer, wenn man sich im Voraus Gedanken darüber macht

Über Akustik wird oft erst dann gesprochen, wenn sich die Leute zu beschweren beginnen. Dann stellt sich plötzlich heraus, dass jeder die Gespräche der anderen mitverfolgen kann und es schwierig wird, sich zu konzentrieren. Das lässt sich intelligenter angehen.

Achten Sie bei der Gestaltung sofort darauf, welche Art von Arbeit an einem Ort verrichtet wird. Wo wird viel telefoniert? Wo muss sich jemand besonders lange konzentrieren können? Welche Gespräche erfordern mehr Privatsphäre?

Glaswände können dazu beitragen, die offene Atmosphäre zu erhalten. Akustikmaterialien können an anderen Stellen für zusätzliche Ruhe sorgen. Bei BOW verwenden wir PET-Filzplatten als zusätzliche Option für Sichtschutz und Schallschutz.

Es geht also nicht darum, überall so viel Material wie möglich anzubringen. Es geht darum, auszuwählen, was ein Raum benötigt.

Durch hybrides Arbeiten gewinnt der Dienstag mehr an Bedeutung als sonst

Angenommen, durchschnittlich sechzig Prozent Ihrer Mitarbeiter arbeiten im Büro. Das klingt nach viel Platz. Bis sich herausstellt, dass fast alle Dienstag und Donnerstag gewählt haben.

Auf dem Papier verfügen Sie über ausreichende Kapazitäten. In der Praxis kommt es gerade an diesen Tagen zu einem Mangel an kleinen Besprechungsräumen, Videokonferenzräumen und ruhigen Arbeitsplätzen.

Achten Sie daher nicht nur auf die durchschnittliche Auslastung. Gerade die Spitzenzeiten geben Ihnen viele Aufschlüsse. Wann kommt es zu Engpässen? Worauf warten die Menschen? Welche Räume sind gegen zehn Uhr morgens ausnahmslos reserviert?

Solche Beobachtungen sind viel hilfreicher als nur eine Gesamtzahl der Büros.

Praxisbeispiel: Hybride Besprechung mit zehn leeren Stühlen

Eine weitere bekannte Situation: Zwei Mitarbeiter sitzen in einem großen Konferenzraum. Auf dem Bildschirm sind drei Kollegen zu sehen, die sich von zu Hause aus einwählen.

Der Raum für zehn Personen erfüllt technisch gesehen seinen Zweck. Nur ist er nicht gerade effizient.

Gleichzeitig wartet draußen jemand auf einen kleinen Raum für eine weitere Besprechung. Mit verschiedenen Raumgrößen lässt sich das besser aufteilen. Große Räume nutzt man für Teamtage und Präsentationen. Kleinere Räume dienen für die täglichen hybriden Besprechungen.

Also nicht mehr Platz. Dafür aber besser geeigneter Platz.

Nachhaltigkeit bedeutet auch: nicht alles wegzuwerfen, wenn sich etwas ändert

Wenn wir an Nachhaltigkeit denken, kommen uns schnell recycelte Materialien in den Sinn. Das ist logisch. Aber es gibt noch einen weiteren wichtigen Aspekt: Wie lange kann man etwas weiterverwenden?

Eine feste Büroaufteilung passt nach einigen Jahren möglicherweise nicht mehr so gut . Wenn eine Anpassung dann bedeutet, dass Wände abgerissen werden und Materialien verschwinden, fängt die Geschichte von vorne an.

Bei einem modularen System können Einzelteile wiederum Teil einer anderen Konfiguration werden. Unser System ist zudem zu 100 % recycelbar. Das macht Nachhaltigkeit weniger abstrakt. Man blickt einfach über die ursprüngliche Anordnung hinaus.

Fangen Sie doch einmal nicht mit der Frage an: Welches Gerät brauchen wir?

Das ist vielleicht der wichtigste Tipp in diesem ganzen Blog.

Fang nicht mit dem Produkt an.

Gehen Sie zunächst einmal durch einen normalen Arbeitstag und fragen Sie die Mitarbeiter, wo sie auf Probleme stoßen. Nicht nur Führungskräfte, sondern gerade die Menschen, die die Räume täglich nutzen.

Frage zum Beispiel:

• Wo sitzt du, wenn du dich wirklich einmal konzentrieren möchtest?
• Wo führt man ein vertrauliches Gespräch?
• Welcher Raum ist oft ausgebucht, obwohl du versuchst, ihn zu reservieren?
• Welcher Raum steht überraschend oft leer?
• Wo führst du deine Videoanrufe?
• Welche Geräusche lenken dich am meisten ab?
• Welche Arbeitstage sind am stressigsten?
• Wo kommen die Projektteams jetzt dazu?
• Welchen Raum vermisst du mindestens einmal pro Woche?
• Welcher Ort funktioniert besonders gut und warum?

Du wirst wahrscheinlich keinen ordentlichen Immobilienbericht erhalten. Dafür aber Informationen, die dir weiterhelfen.

Manchmal braucht man gar kein größeres Büro

Wenn sich ein Büro voll anfühlt, ist der erste Gedanke oft schon: Wir sind aus den Räumlichkeiten herausgewachsen. Vielleicht. Aber schauen Sie sich das Ganze doch erst einmal genau an.

Ein breiter Durchgang, eine ungenutzte Ecke oder ein großer offener Bereich lassen sich manchmal anders nutzen. Ein großer Besprechungsraum könnte vielleicht einen Teil seiner Funktion an kleinere Räume abgeben.

Quadratmeter sind erst dann wirklich wertvoll, wenn sie zu dem passen, was die Menschen dort tun möchten. Das ist auch der Grund, warum modulare Büroeinheiten in bestehenden Büroräumen interessant sein können. Man fügt eine Funktion hinzu, ohne automatisch nach zusätzlichen gemieteten Quadratmetern suchen zu müssen.

Wann sind modulare Büroeinheiten interessant?

Es gibt keine magische Mitarbeiterzahl, ab der man plötzlich eine modulare Büroeinheit benötigt. Achten Sie lieber auf bestimmte Anzeichen.

Denken Sie beispielsweise an Situationen, in denen:

• Teams wachsen oder verändern sich regelmäßig;
• Hybridarbeit ein fester Bestandteil der Woche ist;
• Videoanrufe finden vor allem vom Schreibtisch aus statt;
• kleine Besprechungsräume immer voll sind;
• große Besprechungsräume oft nicht ausgelastet sind;
• Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren;
• vertrauliche Gespräche lassen sich nur schwer planen;
• du den offenen Charakter des Büros gerade beibehalten möchtest;
• eine traditionelle Renovierung nicht wünschenswert ist;
• Man geht davon aus, dass sich der Platzbedarf später erneut ändern wird.

Erkennst du mehrere davon wieder? Dann ist es wahrscheinlich an der Zeit, nicht nur die Möbel, sondern auch die Struktur des Arbeitsplatzes unter die Lupe zu nehmen.

Zukunftssicher zu sein bedeutet vor allem, dass man sich nicht festlegt

Niemand weiß genau, wie das Büro im Jahr 2032 aussehen wird. Vielleicht arbeiten wir dann wieder massenhaft fünf Tage im Büro. Vielleicht aber auch nicht. Darauf muss man heute noch keine Antwort haben.

Ein zukunftsfähiges Büro muss nicht jede Entwicklung vorhersagen. Es muss vor allem verhindern, dass jede Veränderung sofort zu einem großen Problem wird.

Sie treffen heute Entscheidungen, mit denen die Menschen gut umgehen können. Gleichzeitig lassen Sie sich genügend Spielraum, um die Situation in ein paar Jahren noch einmal zu überprüfen. Das ist wesentlich realistischer, als zu versuchen, die perfekte, endgültige Bürogestaltung zu entwerfen.

Die Zukunft des flexiblen Arbeitens ist eigentlich überraschend praktisch

Flexibles Arbeiten klingt manchmal wie ein großes Problem im Bereich Personalwesen oder Raumplanung. In der Praxis fängt es oft mit etwas ganz Einfachem an.

Jemand möchte in Ruhe telefonieren.

Ein Team möchte gemeinsam an einem Projekt arbeiten.

Ein Manager möchte ein Gespräch führen, ohne dass sechs Kollegen mithören.

Und dienstags wollen alle gleichzeitig einen Besprechungsraum.

Gute modulare Büroeinheiten lösen nicht jedes Büroproblem. Das müssen sie auch gar nicht. Sie können jedoch genau jene Funktionen ergänzen, die in einer bestehenden Umgebung fehlen.

Und vielleicht ist genau das der Kern des flexiblen Arbeitens: nicht ständig alles zu ändern, sondern dafür zu sorgen, dass man sich ändern kann, wenn es notwendig ist.

Betrachten Sie zunächst den Arbeitsalltag, erst dann die Lösung

Möchten Sie wissen, was Ihr Büro braucht? Dann beginnen Sie doch einmal mit diesem Rundgang am Dienstagnachmittag. Schauen Sie sich an, welche Räume intensiv genutzt werden und wo die Menschen notgedrungen improvisieren müssen.

Möchten Sie anschließend sehen, was mit verschiedenen Konfigurationen möglich ist? Dann schauen Sie doch im Showroom vorbei. Dort können Sie sich BOW in natura ansehen und verschiedene Ausführungen und Anordnungen erleben.

Hast du bereits einen Grundriss oder ein konkretes Anliegen? Dann schreibe eine E-Mail an sales@bowfitout.com. Dann schauen wir uns gemeinsam eine Arbeitsumgebung an, in der es sich angenehm arbeiten lässt, ohne alles für die kommenden zehn Jahre festzulegen.